Основная функция профессиональных TMC – это помощь клиентам в вопросах оптимизации и контроля бюджета на деловые поездки. АТН является лидером и в этой области, первым предложив своим клиентам оказание данных услуг.

Чтобы понять как мы можем помочь Вашей компании, рассмотрим ситуацию, характерную, как показывают исследования, для всех компаний, имеющих значительные расходы на business travel. Рисунок, приведенный ниже, иллюстрирует, из чего складывается полная экономия тревел-бюджета:

1. Стоимость услуг TMC – 3 - 5 %
2. Контракты с поставщиками – 10 – 25 %
3. Оптимизация административных процедур и процессов, связанных с деловыми поездками – 15 – 30 %
4. Используемые услуги / соблюдение тревел-политики – 30 - 50 %

Как видно, основные резервы экономии – это не стоимость услуг ТМС, то, на что обычно обращается основное внимание Клиентом при выборе ТМС и заключении договора. Основные пути сокращения расходов – это оптимизация внутренних процедур, правильный выбор услуг и соответствующих поставщиков этих услуг, заключение с ними взаимовыгодных договоров, а также построение и соблюдение тревел-политики внутри компании.

И именно здесь АТН готово применить свои технологии, опыт, знания и умения на нужды своих клиентов.

Прежде, чем говорить о тревел-политике и ее соблюдении, приведем немного интересных фактов, взятых из исследований западного рынка business travel:

• около 70% компаний, входящих в число 2000 крупнейших мультинациональных компаний, используют тревел-политику, зафиксированную всего лишь в бумажном виде или в виде файла, находящегося на отдельной странице корпоративной сети;
• 85% компаний не могут определить реальное распределение расходов как по отдельным группам, подразделениям и отдельным сотрудникам внутри компании, так и по используемым поставщикам;
• 22% мошеничеств внутри компаний происходят с использованием применяемых в компаниях правил компенсаций и возмещений за расходы, в том числе и на деловые поездки;
• подтверждение и утверждение расходов обходятся компаниям в среднем от 35 до 50 евро за 1 запрос;
• 60% времени руководителя тратится на управление внутренними процедурами контроля за расходами.

И несколько вопросов к Вам, как Клиенту. Можете ли Вы в любой момент времени достаточно оперативно и точно ответить на следующие вопросы:

• Каковы были расходы Вашей компании на деловые поездки в любой, отдельно взятый отрезок времени (день, неделю, месяц)?
• Какова разница в бюджетах на деловые поездки между текущим и предыдущим периодами?
• Кто из Ваших сотрудников не соблюдает правила тревел-политики?

Если ответы на вопросы вызывают затруднения, мы готовы предложить Вам реальные рычаги для автоматизации тревел-политики, контроля за ее соблюдением, анализа и дальнейшей ее оптимизации.

Рычаг 1:
Fare Savings Report (анализ затрат)

Entity	Person	Ticket No	Ticket Issue Date	Route Eng	Traveler	Vendor Name	Total Price RUR	Low Fare	High Fare	Fare Reason
ABC inc	Ivanov O.	298-2201875576	01.11.2007	Samara \ Moscow, VNUKOVO	Krutkov Oleg	UTair	5130	3900	5590	Flexible ticket was requested
ABC inc	Ivanov O.	111-6186826896	01.11.2007	Moscow, VNUKOVO \ Rostov \ Moscow, Sheremetyevo	Liudmila Kuyantseva	Transport Clearing House	9320	6300	10400	Minimum stay requirements were not met

В момент выписки билета фиксируется размер тарифа, по которому был выписан билет, наиболее дешевый доступный тариф, полный тариф, а также причина, по которой был применен данный тариф, а не наиболее экономичный. Данный отчет позволяет контролировать ситуацию с тарифами, по которым выписываются билеты, фиксировать размер экономии, а также рассчитывать величину возможной, но не достигнутой экономии.

Рычаг 2:
Комплексный заказ

TMIS, разработанная и внедренная АТН - первая на Российском рынке позволяет комбинировать на одном экране все виды услуг, оказываемых клиенту, тем самым анализировать и обрабатывать заказ комплексно, с учетом всех возможных параметров, добиваясь оптимизации расходов еще на этапе планирования поездки.

LON SU 0241 05JUN Four Seasons Canary Wharf Hotel MOW SU 0246 07JUN	LON SU 0241 05JUN Four Seasons Canary Wharf Hotel MOW SU 0246 08JUN
Билет - RUB 54 397 Отель - RUB 35 000 (17 500 rub/night)	Билет - RUB 13 882 Отель - RUB 52 500 (17 500 rub/night)
____________________ Итого: 89 397 RUB	____________________ Итого: 66 382 RUB

Приведенный пример показывает экономию затрат на поездку в Лондон в случае продления ее на один день. Несмотря на высокую стоимость проживания в отеле, выполнение условия Sunday Rule а\к «Аэрофлот» позволяет в конечном итоге за счет продления пребывания на 1 день сократить суммарную стоимость поездки.

Рычаг 3:
Автоматизированный контроль соблюдения тревел-политики.

TMIS, внедренная АТН, позволяет автоматизировать процесс контроля тревел-политики клиента. Соблюдение тревел-политики ведется по параметрам, предварительно отобранным и утвержденным поставщиком. В случае авиабилетов, бронирования отелей и проката автомашин, данными параметрами, как правило, бывают:

• Авиакомпания (Preffered Airline vs Non Preffered)
• Класс бронирования (в зависимости от позиции сотрудника в компании)
• Тариф авиабилета
• Flight duration
• Preffered Hotel vs Non Preffered
• Room type, rate (в зависимости от позиции сотрудника в компании)
• Car rental vendor
• Car type
• Общая стоимость поездки (авиабилет + отель + аренда автомобиля)

На рисунке приведена схема процедуры TMIS по автоматическому контролю Тревел-политики



Рычаг 4:
Контракты с поставщиками

Экономия от заключения АТН для одного из клиентов трехстороннего договора только с одной авиакомпанией дало экономию бюджета около 1 млн. руб.:

Destination	Class	Discount, %	Discount fares, rub	Fares, rub	Saving
Rome	Business	7	116,685	125,467	8,782
	Economy	5	16,988	17,882	894
Milan	Business	7	8,675,245	9,328,220	652,975
	Economy	5	745,846	785,101	39,255
Venice	Business	7	0	0	0
	Economy	5	67,200	70,736	3,536
Paris	Business	7	389,680	419,010	29,330
	Economy	5	327,845	345,100	17,255
Athens	Business	7	28,360	30,494	2,134
	Economy	5	14,450	15,210	760
St.Pete	Business	7	534,440	574,666	40,226
	Economy	5	197,365	207,752	10,387
Others	Business	5	2,770,000	2,915,789	145,789
	Economy	3	864,700	891,443	26,743
Total:			14,748,804 rub.	15,726,870 rub.	978,066 rub.

Рычаг 5:
Оптимизация административных процедур

Разница в тарифах авиакомпаний в случае заблаговременного планирования поездки и выписки билетов может составить до 2 раз.

AVERAGE, DOMESTIC, ROUND TRIP ECONOMY AIRFARES
Airfare* Type Comparison	Price Difference
14 Day Advance vs. 7 Day Advance	152%
14 Day Advance vs. 3 Day Advance	192%
7 Day Advance vs. 3 Day Advance	16%

*based on a US national average of 651 airfares priced 1/1/2008






Опыт сотрудников АТН в совокупности с автоматизированной TMIS позволят оптимизировать тревел-бюджет наших клиентов и сократить расходы там, где это возможно и необходимо.

МЫ всегда готовы помочь Вам и будем рады, если наши услуги будут Вами востребованы!